Règlement d’ordre intérieur

1. – Organisation du club –
Les membres sont répartis administrativement en sections régionales en fonction de leur domicile, dans le but de faciliter les réunions et les activités pour nos membres. La direction fixe et adapte au besoin le nombre de régions. Chaque région a un responsable, le « Manager Régional », qui a été nommé et accepté par la direction.
Le responsable de la région rend compte directement à la direction. Il ou elle veille à garantir et servir en tout temps les intérêts du club.
La direction porte en tout temps la responsabilité finale des régions et reste en contact régulier avec ses managers régionaux. La direction organisera au moins une réunion par an avec les managers régionaux.
En principe, les réunions et activités des régions et des organisateurs du JDC ne peuvent jamais coïncider, pour que chaque membre ait la possibilité d’assister aux différentes réunions et activités.
Il ne peut être dérogé à cette règle qu’en cas de circonstances exceptionnelles et en cas d’organisation conjointe de l’ activité.

2. – Membres –
La direction attend de chaque membre qu’il ou elle participe dans la mesure du possible aux événements du club.
Les membres qui ont des remarques ou observations à faire valoir à propos du fonctionnement du club doivent introduire une demande auprès de la direction afin d’être entendus par celle-ci. Ils seront invités à la réunion suivante de la direction.
Sauf indication contraire, tous les membres sont réputés payer leur cotisation dans les 10 jours ouvrables de l’envoi de la demande de paiement. De toute manière, tout membre qui n’a pas payé sa cotisation pour le 28 février au plus tard est automatiquement rayé de la liste du JDC et du FBVA.
La direction fixe chaque année le montant de la cotisation. Tout membre qui s’affilie après le 31 juillet voit sa cotisation pour le reste de l’année réduite à € 40,00.  Au 1 er novembre, la cotisation des nouveaux membres est de 70 € et sera valable jusqu’au 31 décembre de l’année suivante.
Les nouveaux membres paient en outre un droit d’adhésion de 15 euros.
Un nouveau numéro de membre est attribué à chaque nouveau membre. Ce numéro est attribué à titre personnel et ne peut être cédé qu’à des parents au premier degré.
Le membre dont l’adhésion est interrompue pour une raison quelconque est redevable du droit d’adhésion de 15 euros en cas de réaffiliation.
Le montant de la cotisation annuelle est précisé ci-dessous :
« JDC MEMBER » = 70 €
Les membres ont toutefois la possibilité d’apporter un soutien financier supplémentaire au club par la formule suivante:
« JDC MASTER MEMBER » € 70 + € 50 = € 120.  Le Club vous est reconnaissant pour ce parrainage supplémentaire de € 50.
La cotisation annuelle est augmentée de 20 € pour les membres qui veulent recevoir la revue du club « Flash » imprimée. Pour les autres membres, les tarif actuels sont toujours d’application et le « Flash » restera envoyé per e-mail.
Chaque année, 10 % de la cotisation des membres de la section sont mis en réserve pour apporter un soutien supplémentaire au fonctionnement de la section. On entend par là : l’organisation d’une réception de nouvel an, d’un barbecue pour la section, d’un souper vins-fromages, etc. Le montant sera directement versé au responsable de région.  Il justifiera annuellement et par écrit à la
direction l’utilisation de son allocation.
En dehors de l’allocation de section, la direction peut décider souverainement, de sa propre initiative et indépendamment de la situation financière du club, d’apporter un soutien financier supplémentaire à un événement donné. L’organisateur de cet événement ne peut jamais considérer ce geste exceptionnel comme un droit acquis. L’organisateur fera en sorte que ce soutien profite intégralement et exclusivement aux membres JDC participants.

3. – Membres honoraires, Lord et Lady du JDC –
3.1. – Membre honoraire –
La direction peut nommer en qualité de « membre honoraire » toute personne non membre du club, mais qui contribue ou a contribué d’une manière particulièrement précieuse à la réalisation des objectifs du club. Les « membres honoraires » sont assimilés à des membres affiliés, à la différence près qu’ils ne sont redevables d’aucune cotisation.
La décision de nomination (le cas échéant, de révocation) d’un « membre honoraire » ne peut être prise qu’à l’unanimité de l’ensemble de la direction.
Le total de « membres honoraires » ne peut jamais dépasser 1/20 du total de membres au moment de la nomination.
3.2. – Lord ou Lady du JDC –
La direction peut nommer tout nouveau ou ancien membre du club qui contribue ou a contribué d’une manière particulièrement précieuse à la vie du club en qualité de « Lord » ou de « Lady » du JDC.
Le « Lord » ou la « Lady » du JDC est assimilé pour une durée indéterminée à un membre effectif du club non redevable d’une cotisation. Ce titre peut également être attribué à titre posthume en tant que distinction honorifique.
La décision de nomination (le cas échéant, de révocation) d’un « Lord » ou d’une « Lady » du JDC ne peut être prise qu’à l’unanimité de l’ensemble de la direction. Cette nomination est révélée aux membres lors de l’assemblée générale suivante et devient effective à partir de cette assemblée générale. Les membres de la direction sont eux-mêmes exclus de cette nomination pendant leur mandat.
Le total de « Lords » et de « Lady’s » du JDC ne peut jamais dépasser 1/50 du total de membres effectifs au moment de la nomination.
Le club attend néanmoins de la part d’un membre honoraire et d’un « Lord » ou d’une « Lady » du JDC qu’il représente, par son comportement, un enrichissement permanent pour le club.

4. – La direction –
Le nombre de membres et la situation des comptes à vue et des comptes d’épargne doivent être communiqués à tous les directeurs à chaque réunion de la direction. Ces informations sont également consignées dans le rapport de la réunion de la direction. Le club ne disposant d’aucune caisse, 100 % de tous les transferts d’argent doivent transiter par les comptes bancaires.
À chaque réunion de la direction, un relevé financier des opérations comptables effectuées depuis la précédente réunion est produit.
La direction est tenue de se réunir au moins une fois tous les deux mois.
Chaque réunion de la direction se termine par la fixation de la date, de l’heure et du lieu de la réunion suivante. Cette décision est consignée dans le rapport de la réunion.
Le procès-verbal de la réunion de la direction doit être soumis à tous les directeurs au plus tard lors de la réunion suivante.

5. – Finances –
Le compte du club est principalement géré par le trésorier.
Il/elle peut réaliser des opérations bancaires jusqu’à concurrence de 2.500 euros maximum. Pour des montants supérieurs, il ou elle doit obtenir une procuration du président et du secrétaire.
Cette règle s’applique aussi bien aux comptes à vue qu’aux comptes d’épargne.
Tout paiement effectué par le club nécessite la production d’une pièce justificative sous la forme d’un ticket de caisse pour des petits montants (maximum 100 €) et d’une facture pour des montants supérieurs.
Les tickets de caisse doivent toujours être accompagnés d’une note de frais (document type à obtenir auprès de la direction).
Les factures doivent toujours être établies au nom du club :
Jaguar Drivers Club asbl
Prins Boudewijnlaan, 360
2650 Edegem
et munies d’une référence attribuée par le trésorier.
Les factures doivent être envoyées directement par e-mail au trésorier: penningmeester@jaguardriversclub.be .
Tous les paiements effectués par le club ou en faveur du club doivent toujours passer par le compte bancaire du club.

6. – Événements –
Tout membre effectif est libre d’organiser un événement pour le club moyennant l’approbation préalable de la direction. Cette approbation sera confirmée par écrit et le trésorier attribuera à l’organisateur un numéro de référence à mentionner sur tout document et lors de toute opération bancaire en rapport avec l’événement. Chaque organisateur doit être membre depuis au moins
un an avant de pouvoir organiser un événement dans notre club.  Ceci afin qu’il, elle puisse prendre connaissance des us et coutumes du club et, inversement, qu’il, elle, soit connu(e) par les membres.  Ceci afin d’éviter toute désillusion possible lors des inscriptions au premier événement.  Ce n’est que si ces conditions sont respectées que l’événement sera assimilé à une « activité JDC » et que l’organisateur sera couvert par l’assurance du club.
Les organisateurs d’un événement doivent tenir compte du calendrier des autres événements lors de la planification de leur propre
événement. Il faudra toujours éviter une double réservation afin de permettre à tous les membres de participer à ces deux événements.  Le premier événement enregistré dans le calendrier interne aura toujours la priorité sur le nouvel événement. Pour ce faire, le JDC fournit à tous les organisateurs et managers régionaux le calendrier interne. Ce calendrier peut être consulté sur la Dropbox du JDC.
L’événement approuvé sera ensuite consigné dans le calendrier des événements de l’année civile en cours ou de l’année civile suivante, en mentionnant son numéro de référence.
Chaque année, la direction présente, lors de son Assemblée Générale, un calendrier reprenant les événements prévus pour l’année à venir.
La direction est tenue d’annoncer à tous les membres toute modification de ce calendrier ou tout ajout apporté à celui-ci.
Le droit d’inscription à un événement JDC est fixé par la direction sur la base d’une estimation pertinente des frais que l’organisateur lui soumet au préalable. Si elle l’estime souhaitable, la direction peut appliquer une marge de sécurité à l’estimation des frais. Cette option permet de compenser un nombre éventuellement insuffisant de participants. Un événement pour lequel aucune estimation de coût n’a été soumise est supposé être organisé au nom même de l’organisateur.  En tant qu’ASBL, le club poursuit toujours comme objectif un résultat financier neutre. Tout paiement du droit d’inscription, d’une avance et d’un solde doit toujours se faire par versement sur le compte du club, en mentionnant la référence de l’événement et le numéro de membre du participant.
L’organisateur d’un événement gère l’argent du club et les finances de l’événement en bon père de famille, sur la base d’une comptabilité ouverte.
Chaque organisateur paie également son propre droit d’inscription en le versant sur le compte du club.
Les inscriptions pour un événement du JDC se font via le formulaire d’inscription préparé par le JDC sur Internet. L’organisateur
transférera en temps opportun les données concernant son événement au JDC afin que ce dernier puisse préparer une annonce
pour publication sur son site web et dans le Flash. L’organisateur est invité à respecter cette procédure de notification et d’enregistrement et à coopérer pleinement. La communication relative aux événements se passe directement entre l’organisateur
et le coordinateur d’événements du JDC.
Après l’événement, l’organisateur établit un décompte final et le communique au trésorier. Cette facture finale doit être soumise au
plus tard le 31 décembre de l’exercice en cours. Les coûts pour lesquels les factures ne pourront être établies que plus tard doivent être signalés en temps utile afin qu’ils puissent être «provisionnés» en termes comptables. En l’absence de celles-ci, les factures ou les factures de dépenses soumises en retard ne seront plus acceptées.  L’organisateur réglera, sous sa propre responsabilité et en
concertation avec le trésorier, les éventuels suppléments à payer ou remboursements à effectuer aux participants concernés, et ceci,
uniquement via le compte en banque du JDC.  L’organisateur reste en tout temps le responsable final du résultat financier de son événement.
Si un participant annule sa participation à un événement après avoir payé le droit d’inscription, ce montant n’est en principe par récupérable. L’organisateur peut décider à titre exceptionnel et de manière souveraine, en concertation avec le trésorier et après déduction des frais déjà supportés, de rembourser le solde du droit d’inscription. Ce montant sera versé sur le compte du participant.
En aucun cas, la responsabilité du JDC ne pourra être mise en cause au cas où un fournisseur à un évènement, est mis en défaut. Exemple : hôtel, restaurant, sponsor, etc … En aucun cas le JDC ne remboursera le prix de la participation à un participant ni aucun forme de compensation. Le JDC conseille aux participants, de leur propre initiative et à leurs frais, de prendre une assurance pour se couvrir de ce genre de risques.
Pour la rédaction ultérieure de l’annuaire du club, chaque organisateur doit veiller à ce qu’au moins un participant rédige un rapport de son événement et le lui communique. Ensuite, l’organisateur communique à son tour ce rapport au secrétaire dans un délai de quatre semaines à partir de l’événement.
6.1. – Événements d’un jour –
Le droit d’entrée à un événement d’un jour doit toujours être réglé en un seul paiement.
L’inscription n’est acquise que lorsque la totalité du droit d’inscription a été versée sur le compte du club dans le délai fixé par l’organisateur, en mentionnant la référence exacte.
Lorsqu’un participant se présente à un événement sans avoir payé le droit d’inscription, il peut quand même y accéder en payant un supplément de 15 euros par participant.
Les inscriptions sont clôturées au plus tard trois jours ouvrables avant l’événement. Les inscriptions suivent l’ordre dans lequel les paiements ont été effectués.
6.2. – Événements de plusieurs jours –
Le droit d’inscription à un événement réparti sur plusieurs jours est décomposé en un ou plusieurs acomptes, complété(s) par un solde. Un participant est inscrit provisoirement lorsque le premier acompte et les éventuels acomptes ultérieurs a ou ont été versés sur le compte du club dans les délais fixés par l’organisateur.
Un participant est définitivement inscrit lorsque le montant total du droit d’inscription, c’est-à-dire les acomptes complétés par le solde, a été versé sur le compte du club dans le délai fixé par l’organisateur, en mentionnant le numéro de membre et de référence.
Les inscriptions suivent l’ordre dans lequel le paiement de l’acompte ou du premier acompte a été effectué.
Une liste d’attente est établie lorsque le nombre d’inscriptions dépasse le nombre de places disponibles.
Lorsqu’un participant néglige de payer à temps l’acompte suivant et/ou le solde, le premier inscrit sur la liste d’attente prend automatiquement sa place. Le participant en défaut en sera averti par l’organisateur par courrier électronique.
6.3. – Le droit d’inscription et les frais des organisateurs –
Les organisateurs tant commerciaux que non commerciaux ne reçoivent aucune intervention dans leurs frais d’organisation, lesquels doivent être inclus dans le droit d’inscription.
6.4. – Composition du droit d’inscription –
A. Événement d’une journée : sont compris dans le droit d’inscription : tous les frais liés à l’événement proprement dit, parmi lesquels : le petit-déjeuner des participants, leurs tickets d’entrée, leur casse-croûte, un repas du soir avec tous les participants, etc. En outre, l’organisateur peut imputer sa consommation de carburant à concurrence de 90 € maximum sur ses frais d’organisation.
Les frais suivants sont exclus : les repas et les boissons de l’organisateur pendant la préparation de l’événement.
Tous les frais doivent être justifiés au club à l’aide d’un ticket de caisse ou d’une facture. Modalités : voir ci-avant. Une estimation sera soumise à la direction. La direction fixera le droit de participation final en concertation avec l’organisateur. L’organisateur réglera avec les participants les éventuels suppléments à payer ou remboursements à effectuer.
Comme encouragement pour l’organisateur non commercial, un avantage supplémentaire sera accordé, à condition que cela ne
conduirait pas à un résultat négative de l’événement, c’est à savoir:
– une intervention financière dans le  droit d’inscription de l’organisateur sur la base de 2 personnes maximum. Si l’organisateur travaille solitaire, l’intervention sera également limité au droit d’inscription sur la base d’une seule personne (exemple : vous organisez un événement en solitaire, vous y participez accompagné de votre partenaire, le club interviendra alors dans votre droit d’inscription, mais pas celui de votre partenaire). Le tout après déduction des avantages supplémentaires éventuels que l’organisateur percevrait du fait de sa fonction (exemple : son repas du soir gratuit au restaurant à l’arrivée) ;
Le montant de l’avantage sera calculé par l’organisateur comme coût de l’évènement dans le prix de la participation et sera, pour tous les évènements, remis à l’organisateur seulement après la réception et l’approbation de décompte final de son évènement.
B. Événement sur plusieurs journées : sont compris dans le droit d’inscription : tous les frais liés à l’événement proprement dit, parmi lesquels : les éventuels frais de transport par bateau et/ou par train des véhicules participants jusqu’au point de départ à l’étranger, les nuitées des participants, leurs repas, leurs tickets d’entrée, etc. De plus, l’organisateur peut imputer sur ses frais d’organisation deux parcours de reconnaissance maximum, une voiture de location éventuelle, la consommation de carburant, les billets d’avion et de bateaux, les tickets d’entrée et ses nuitées d’hôtel avec petit-déjeuner pour maximum 2 personnes.
Sont exclus : les frais de repas et de boissons dans les hôtels et pendant les parcours de reconnaissance. Ceux-ci sont à charge de l’organisateur.
Pour tous les frais imputés, il devra produire une preuve de paiement et/ou une facture. Modalités : voir ci-avant. Une estimation sera soumise à la direction. La direction fixera le droit de participation final en concertation avec l’organisateur. En cas de doute sur le caractère suffisant du montant du droit d’inscription, la direction pourra y ajouter un montant réservé. L’organisateur réglera avec les participants les éventuels suppléments à payer et/ou remboursements à effectuer.
Pour encourager l’organisateur non commercial, une avantage supplémentaire lui sera accordé, à condition que cela ne conduirait
pas à un résultat négative de l’événement, c’est à savoir:
– une intervention financière dans le droit d’inscription de l’organisateur sur la base de 2 personnes maximum. Si l’organisateur travaille solitaire, le remboursement sera également limité au droit d’inscription sur la base d’une seule personne (exemple : vous organisez un événement en solitaire, vous y participez accompagné de votre partenaire, le club interviendra alors dans votre droit d’inscription, mais pas celui de votre partenaire). Le tout après déduction des avantages supplémentaires éventuels que l’organisateur percevrait du fait de sa fonction (exemple : une chambre d’hôtel gratuite pendant l’événement.).
Le montant de l’avantage sera calculé par l’organisateur comme coût de l’évènement dans le prix de la participation et sera, pour tous les évènements, remis à l’organisateur seulement après la réception et l’approbation de décompte final de son évènement.

Edegem, 10/02/2018